SUGARCRM CLOUD COMPUTING 

SAAS (Sofware as a Service) BASED CRM

 

PENDAHULUAN

CRM (Customer Relationship Management) adalah suatu strategi pemasaran,penjualan dan layanan terintegrasi untukmengelola interaksi dengan pelanggan dan prospek penjualan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi. Fungsidari CRM itu sendiri adalah mengharuskan tindakan perusahaan yang terkoordinasi untuk mengelola hubungan, menggabungkan proses bisnis dan teknologi, serta fokus pada penciptaan dan optimasi nilai pelanggan di masa mendatang (customer lifetime value).

Selain itu, CRM memiliki Tujuan bisnis secara keseluruhan yaitu mendapatkan, menarik, dan memenangkan pelanggan baru, memelihara dan mempertahankan planggan yang sudah ada, memikat kembali pelanggan yang sudah beralih, serta mengurangi biaya pemasaran dan layanan pelanggan. Sedangkan sasaran CRM itu sendiri adalah meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan pelanggan. Salah satu contoh sistem CRM yang menggunakan aplikasiopen source dan berbasis cloud computing adalah SugarCRM. SugarCRM dapat memfasilitasi interaksi keseluruhan siklus hidup pelanggan (customer lifecycle).

SugarCRM merupakan aplikasi open source untuk CRM yang berbasis Cloud Computing yang dapat dijalankan pada server dan computer biasa.SugarCRM dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL sehingga dapat dijalankan pada berbagai sistem operasi (Linux, Windows, Mac OS, Free BSD, dll.)dengan menggunakan aplikasi web server, database server dan dapat diakses melalui aplikasi web browser.

Sebagai sebuah aplikasi CRM Open Source yang berbasis Cloud Computing, SugarCRM menyajikan jenis layanan SAAS (Software as a Service) kepada penggunanya. SugarCRM banyak digunakan oleh berbagai perusahaan skala mikro, kecil, menengah (UMKM) sampai skala besar (UB) karena bersifat Open source, mudah digunakan dan biaya relative murah.

SPESIFIKASI MINIMUM YANG DIPERLUKAN

Untuk melakukan instalasi SugarCRM, dibutuhkan perangkat berupa komputer maupun laptop dengan spesifikasi sebagai berikut ini :

1. Processor minimum Pentium 3 (500MHz), disarankan mulai dari 800MHz ke atas.
2. Perangkat memiliki VGA minimum 64MB.
3. Perangkat memiliki motherboard, monitor, mouse,serta keyboard standar.
4. Memiliki LAN card dan wireless card standar pada perangkat (opsional, jika ingin terhubung ke jaringan).
5. Ter-install sebuah sistem operasi seperti : Windows, Linux, Mac, dll.
6. Ter-install PHP, MySQL, dan JavaScript agar lebih mudah. Dan cukup install sebuah aplikasi web server seperti : XAMPP, LAMP dan sejenisnya.
7. Ter-installweb browser yang berbasis GUI dan mendukung PHP, MySQL, serta JavaScript, disarankan menggunakan Google Chrome.
   
   
   PANDUAN INSTALASI
    (BERBASIS WINDOWS OS)
   Adapun panduan instalasi SugarCRM pada Windows OS  adalah sebagai berikut :
   

   • Siapkan file SugarCE-6.5.16.zip

       
   • Pindahkan file tersebut pada folder 

   “C:\xampp\htdocs”, lalu extract pada folder tersebut   
     
   • Hidupkan control panel XAMPP pada windows dan aktifkan Apache Server dan MySQL Server.
   
   • Buka web browser dan ketikkan http://localhost/SugarCE-full-6.5.16/install.phppada address bar web browser. Maka akan di arahkan ke Laman awal instalasi seperti gambar dibawah ini. Lalu klik tombol NEXT.
   
   • Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini kemudian klik tombol NEXT
    
   • Maka akan muncul halaman lisensi. Centang “I Accept”. Lalu klik tombol NEXT.
   
   • Setelah itu akan muncul halaman “Installation Option” yang memberikan dua opsi yaitu “Typical Install”untuk menginstal dengan rekomendasi dari sistem dan “Custom Install” untuk kustomisasi. Pilih saja opsi “Typical Install”. Kemudian klik tombol NEXT.
   
   • Maka akan muncul halaman “Database Type”. Pilih MySQL (mysqli extention). Selanjutnya klik tombol NEXT.
    
   • Setelah itu muncul halaman “Database Configuration”, isi kolom yang ada sebagai berikut :
   Database Name: sugarcrm
   Host Name: localhost atau bisa juga 127.0.0.1
   Database Administrator Username:root
     Database Admin Password: (set sesuai password database PHP MyAdmin atau biarkan kosong, default blank)
   Selanjutnya klik tombol NEXT.
   
   
   
   •  Maka akan muncul halaman “Site Configuration”, isi:
    Sugar Aplication Admin Name: admin
   Sugar Admin User Password: admin
   Re-enter Sugar Admin User Password: admin
   Lalu klik tombol NEXT.
   
   • Selanjutnya muncul halaman “Confirm Settings” yaitu konfirmasi dari sistem SugarCRM terhadap setting konfigurasi. Maka selanjutnya klik tombol INSTALL untuk melanjutkan proses instalasi.
    
   • Maka proses instalasi SugarCRM akan berjalan. Dimana proses instalasi ini memungkinkan untuk membutuhkan waktu selama beberapa menit. Tunggu sampai proses instalasi benar-benar Complete!
   Jika sudah berhasil seperti gambar dibawah ini, selanjutnya klik tombol NEXT.
   
   
   
   • Selanjutnya masuk ke halaman Registration (optional). Yaitu “Product Registration”. Isi form:First Name, Last Name, Email, dll. Sesuai dengan identitas yang dimiliki. Lalu klik tombol SUBMIT jika ingin melanjutkan registrasi (terhubung ke internet). Jika Tidak, klik tombol NEXT.

   

   • Maka akan diarahkan ke halaman utama yang memuat form untuk login ke sistem. Masukkan Username dan password yang telah di set sebelumnya, kemudian klik Log In.

   

   • Setelah proses Login berhasil, maka akan muncul halaman “Welcome to Sugar!”. Seperti gambar berikut ini:

   
   

   • Tahap pertama yang harus dilakukan ketika sudah berhasil Loginadalah “Konfigurasi Branding”. Isi nama dan logo yang akan digunakan sebagai brand aplikasi CRM berbasis SugarCRM. Setelah sudah selesai mengisi, klik tombol NEXT.

   

   • Selanjutnya adalah “System Locale Settings” atau Setting Sistem Lokal.Setting format tanggal, jam, bahasa, currency, dll. Jika sudah, selanjutnya klik tombol NEXT.

   

   • Setelah itu masuk ke halaman “Konfgurasi SMTP Server”.Dimana “SMTP Server Spesification” berisi konfigurasi SMTP Server dan akun email yang akan digunakan untuk mengirim emaildan notifikasi. Dalam hal ini menggunakan akun Gmail. Setelah selesai mengisi, selanjutnya klik tombol CONTINUE.

   

   • Selanjutnya “Pengisian Informasi Data Diri”. Isi informasi data diri dengan benar pada “Your Information” agar tersimpan pada database. Selanjutnya klik tombol NEXT.

   

   • Selanjutnya diarahkan ke halaman “Pengisian Informasi Data Lokasi”.Isi informasi data lokasi pada “Your Locale” seperti Time Zone, dll. Dan contohnya sebagai dibawah ini. Jika sudah, selanjutnya klik tombol NEXT.

    

   • Setelah itu masuk ke halaman “Pengisian Informasi Email”. Isi informasi default email yang digunakan untuk mengirim email pada “Your Email Account”seperti gambar dibawah ini. Jika sudah, selanjutnya klik tombol NEXT.

    

   •  Setelah semua konfigurasi sistem selesai, maka akan muncul halaman konfirmasi sistem: “You are ready to use Sugar!”

   Dimana halaman ini juga menyajikan sejumlah menu yang dapat digunakan pada SugarCRM seperti gambar dibawah ini.

   Lalu klik FINISH, maka akan diarahkan ke halaman utama administrator. Karena SugarCRM ini termasuk layanan Cloud Computing yang berbasis internet (Public Cloud) maka untuk menampilkan menu selanjutnya memerlukan koneksi internet agar dapat menyajikan informasi secara online.

   

   • Selanjutnya masuk ke “Halaman Utama Administrator”. Adapun tampilan halaman utama administrator adalah sebagai berikut ini:

    

   •  Untuk keluar dari sistem, klik Log Out disebelah kanan nama user. Berikut ini adalah tampilan dari halaman Log Out.

   

    

   KENDALA INSTALASI DAN SOLUSI

   
   

    
   

   Adapun kendala yang dihadapi pada saat instalasi SugarCRM yaitu “installer_locked”. Maksudnya adalah proses instalasi terkunci. Maka dari itu harus dibuka dengan mengganti algoritmanya.

   

   Caranya yaitu dengan merubahnya pada file config.php yang terletak pada folder SugarCE-Full-6.5.16.

    

   

   
   

    Buka file config.php menggunakan notepad++.  Kemudian cari source code. ‘installer_locked’ => true.

   

   Setelah menemukan source code yang cari, maka  ganti statement ‘true’ menjadi ‘false’, setelah itusave. Tujuannya agar proses instalasi tidak terkunci lagi dan dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

   

    Jika sudah, lakukan proses instalasi dari tahap awal sampai berhasil muncul gambar seperti dibawah ini dan proses instalasi dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya.

   

   
   

   
   

     KONFIGURASI SISTEM

   Salah satu tahapan-tahapan dalam instalasi aplikasi SugarCRM yaitu “Konfigurasi Sistem”. Adapun yang termasuk dalam tahapan-tahapan “Konfigurasi Sistem” yaitu:

   
   

   • Tahap pertama yang harus dilakukan ketika sudah berhasil Loginadalah “Konfigurasi Branding”. Isi nama dan logo yang akan digunakan sebagai brand aplikasi CRM berbasis SugarCRM. Setelah sudah selesai mengisi, klik tombol NEXT.

   

   • Selanjutnya adalah “System Locale Settings” atau Setting Sistem Lokal.Setting format tanggal, jam, bahasa, currency, dll. Jika sudah, selanjutnya klik tombol NEXT.

   

   • Setelah itu masuk ke halaman “Konfgurasi SMTP Server”.Dimana “SMTP Server Spesification” berisi konfigurasi SMTP Server dan akun email yang akan digunakan untuk mengirim emaildan notifikasi. Dalam hal ini menggunakan akun Gmail. Setelah selesai mengisi, selanjutnya klik tombol CONTINUE.

   

   • Selanjutnya “Pengisian Informasi Data Diri”. Isi informasi data diri dengan benar pada “Your Information” agar tersimpan pada database. Selanjutnya klik tombol NEXT.

   

   • Selanjutnya diarahkan ke halaman “Pengisian Informasi Data Lokasi”.Isi informasi data lokasi pada “Your Locale” seperti Time Zone, dll. Dan contohnya sebagai dibawah ini. Jika sudah, selanjutnya klik tombol NEXT.

    

   • Setelah itu masuk ke halaman “Pengisian Informasi Email”. Isi informasi default email yang digunakan untuk mengirim email pada “Your Email Account”seperti gambar dibawah ini. Jika sudah, selanjutnya klik tombol NEXT.

    

   
   

    
   PANDUAN PENGGUNAAN SUGARCRM

   
   

   Setelah berhasil login dengan account yang sudah terdaftar, maka diarahkan ke tampilan awal yang berisi beberapa menu dan submenu pada aplikasi SugarCRM. Dimana menu dan submenu tersebut memiliki fungsi dan tujuan (penggunaan) yang berbeda beda. Adapun panduan penggunaan dari beberapa menu maupun submenu yang terdapat pada SugarCRM adalah sebagai berikut ini:

   
   

   
   1.   Sub Menu “Sales” > “Account” > Actions: “Create Account”

   Berfungsi membuat akun baru terkait billing address (pembayaran/tagihan) dan shipping address (pengiriman pesanan barang).
   
   

   Berikut tampilan Actions: “Create Account”. Isi form sesuai dengan identitas yang akan di buat. Kemudia klik tombol save.

   

   Setelah save akan muncul data akun yang telah tersimpan pada sistem. Seperti berikut ini:
   
   2.   Sub Menu “Sales” > “Account” > Actions: “View Account”  
   

   Berfungsi untuk melihat data-data dari semua akun yang tersimpan di dalam sistem.
   
   3.   Sub Menu “Sales” > “Account” > Actions: “Import Account”
   Berfungsi untuk memudahkan dalam menambahkan data akun dalam jumlah besar dengan cara mengimpor dari file dokumen yang sudah dibuat.
   
   4.   Menu “Admin” > “Password Management”  

   Berfungsi untuk membantu melakukan pengolaan dan konfigurasi keamanan data password pada sistem.
   
   

   Adapun tampilan menu dari “Password Management” seperti gambar dibawah ini:
   
   5. Menu “Admin” > “User Management”

   Berfungsi untuk melakukan pengelolaan data username dan password dari semua pengguna pada sistem.
   
                Pada  menu ini dapat menambahkan pengguna baru. Caranya dengan klik tombol CREATE kemudian isi form yang tersedia dengan lengkap, lalu klik save.
   
   

   Setelah berhasil, maka data yang telah dibuat dapat tersimpan pada sistem dan dapat di lihat menggunakan proses pencarian (searching) pengguna yang terletak pada Action: “View Users”.
   
                

   Selain itu, user yang sudah tersimpan pada sistem dapat di hapus. Caranya yaitu dengan mengklik pengguna mana yang akan dihapus, kemudian pilih EDIT > DELETE.
   
   6.   Menu Support Case (Sub Menu Action : Create Case
   

   Berfungsi untuk membuat/menambahkan suatu kasus atau case. Isi Account Name, Priority, Status, Type, Subject, Description, Resolution sesuai dengan apa yang diinginkan. Selanjutnya klik tombol save.
   
   

   Setelah berhasil disimpan pada sistem maka akan muncul Overview dari case yang telah dibuat, seperti berikut ini:

   
   7.   Menu Support Case (Sub Menu Action : View Case)
   

   Berfungsi untuk menampilkan semua data case yang tersimpan pada database, termasuk data case yang baru di-create.
   
   8.   Menu Support Case (Sub Menu Acction : Import Case)
               Berfungsi untuk memudahkan dalam proses menambahkan sejumlah Data Case secara cepat dan mudah.
   

   

   
   
   PENUTUP
   
   

   Peningkatan modal (capital) dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan memperbanyak penjualan ataupun mengurangi biaya. Dengan menggunakan sistem CRM ini memungkinkan bisnis dapat mengejar keduanya. Sistem CRM menghasilkan lebih banyak pendapatan melalui angka penjualan yang lebih baik, sementara untuk mengurangi biaya operasional secara keseluruhan dapat dilakukan oleh sistem ERP.

       Sistem CRM maupun ERP dapat membantu bisnis mengejar pertumbuhan melalui ekspansi dan efesiensi yang dilakukan secara bersama sama. CRM maupun ERP jika digunakan secara terpisah masih dapat digunakan untuk membantu perusahaan, namun memiliki potensi yaitu dapat membatasi kesempatan pertumbuhan pada dunia perbisnisan itu sendiri.

       Aplikasi CRM bebasis cloud computing seperti SugarCRM ini pada hakikatnya sangat cocok dan diperlukan bagi dunia bisnis di suatu perusahaan. Semakin berkembangnya teknologi saat ini, semakin banyak pula permintaan client yang harus terpenuhi. Salah satunya kemudahan penggunaan aplikasi bagi client (User Friendly). Dengan adanya aplikasi SugarCRM ini sangat menguntungkan bagi pemilik perusahaan maupun client.

   Client hanya mendaftarkan diri sebagai user account kepada suatu perusahaan, dan perusahaan tersebut yang akan mengontrol segalanya sesuai dengan kebutuhan dan permintaan dari client-nya. Bagi pemilik perusahaan dapat mengakses aplikasi SugarCRM dengan bermodalkan internet untuk dapat terhubung ke server dan login dengan account sugarCRM yang telah dibuat.

   Dengan SugarCRM ini perusahaan dapat mengontrol data-data dan informasi penting perushaan maupun client-nya. Selain itu, dengan adanya SugarCRM ini perusahaan dapat mengoptimalisasi nilai yang disampaikan dan direalisasikan kepada dan dari pelanggan/client mereka itu sendiri serta dapat meningkatkan pengetahuan pelanggan untuk membangun hubungan yang saling menguntungkan.

   
   

   REFERENSI

   “Publication of Limited Circulation”

   Agus Eka Pratama, S.T., M.T., I Putu. (2014). Lecture: SugarCRM [PowerPoint slides]. [Available from State Polytechnic Jakarta Link Handout Materi Teknologi Migrasi TMJ-6 Web Site.]